Handwerksunternehmen mit ca. 30 Mitarbeitern
Branchenspezifisches ERP
Microsoft 365 als Ergänzung
DATEV ohne Kostenstellenrechnung
Viele Unternehmen kämpfen mit langen, meist manuellen, Freigabeprozessen für Rechnungen, was zu Verzögerungen, Fehlzahlungen und Stornos führt.
Ein wichtiger Anreiz für schnelle Freigaben ist die Inanspruchnahme von Skontos bei rechtzeitiger Begleichung von Rechnungen. Dies kann sehr leicht „verdientes“ Geld sein.
Die klassische Briefmappe bietet zu viel Platz für Fehler - Ausdrucken und letztlich abheften kostet viel Geld.
Rechnungsfreigaben lassen sich extrem gut automatisieren, da man bei Bedarf intelligente Texterkennung und AI nutzen kann. In diesem Use Case ist eine relativ einfache digitale Lösung beschrieben.
Diese Lösung automatisiert den gesamten Freigabeprozess. Es entsteht kein Papier. Rechnungen werden automatisch zur Genehmigung weitergegeben und können zwischen Abteilungen digital mit Kommentaren verschoben und freigegeben/abgelehnt werden. Der Status wird in Echtzeit aktualisiert und ist auswertbar. Zudem werden Rechnungen „richtig“ archivert.
- Schnellere Genehmigungsprozesse durch automatische Weiterleitung
- Keine Person die mit einer Rechnungsmappe und ausgedruckten Rechnungen durch das Unternehmen läuft
- Reduzierte Fehler durch transparente Workflows
- Verbesserte Zusammenarbeit im Team über Microsoft Teams
- Automatische Langzeitarchivierung (nicht Outlook!)
Diese Lösung automatisiert den gesamten Freigabeprozess durch die Integration von Outlook, Sharepoint, Microsoft Teams und Power Automate. Rechnungen werden automatisch aus überwachten Ordnern aus Outlook zur Genehmigung weitergeleitet. In diesem Fall gibt es für jede Abteilung, die die Rechnung wahrscheinlich freigeben muss, einen Ordner. Die Rechnung wird dann automatisch aus der Email extrahiert und in Sharepoint mit weiteren Metadaten versehen. Anhand des Ordners erkennt die Automation an welche Personen die Rechnung digital in Form einer Freigabe gesendet wird. Die Freigebenden können Rückfragen stellen oder Weiterleitungen veranlassen.
Nach Freigabe wird die Rechnung an DATEV weitergeleitet und archiviert.
Die Bearbeitungszeit für Rechnungsfreigaben wurde um 84 % reduziert und die Fehlerquote sank auf 1 %.
