Ein Planungsbüro mit sieben Mitarbeitern verwaltet ca. 250 Projekte aus den Bereichen Biogas, Windkraft und Photovoltaik und verarbeitet monatlich zwischen 600 und 700 Rechnungen (Anzahl stark wachsend). Der manuelle Aufwand für die Rechnungsprüfung und -buchung ist hoch, was zu hohen internen Verwaltungs- und externen Steuerberatungskosten führt. Wichtige zur betrieblichen Bewertung der Anlagen und gesamthetlichen Auswertungen sind bisher nicht möglich.
Durch den Einsatz der Microsoft Power Platform wird ein automatisierter Rechnungsverarbeitungsprozess implementiert, der folgende Elemente umfasst:
- Dokumentenverarbeitung zur automatisierten Extraktion von Rechnungsdaten
- Automatische Vorkontierung
- Digitale Freigaben
- Sichere Ablage und Organisation der Belege
- Datenverarbeitung und Weiterleitung
- XML-Schnittstellen für die Vorbuchhaltung und Integration in bestehende ERP-Systeme
- Aussagekräftiges Reporting
- Reduzierung manueller Prüf- und Buchungsschritte
- Schnellere und effizientere Rechnungsverarbeitung
- Minimierung der Steuerberatungskosten
- Direkte Verfügbarkeit der Daten für betriebswirtschaftliche Analysen
- Optimierte Integration in die Microsoft-365-Umgebung
AI Builder, Microsoft Teams, Microsoft SharePoint, Power Automate, XML-Schnittstellen, Power BI, DATEV, OneDrive
- Die manuelle Verarbeitung der Rechnungen wurde signifikant reduziert.
- Die Effizienz der Rechnungsverarbeitung wurde stark erhöht.
- Soll-Ist-Auskunft - Wo fehlen noch Rechnungen?
- Die Steuerberatungskosten konnten durch Automatisierung gesenkt werden.
- Die Daten für betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen nun in Echtzeit zur Verfügung.
- Allgemeine Digitalisierung und Strukturierung
- Erstellung von einer semi-relationalen Datenbank (Sharepoint) -> Dataverse Lösung ist geplant
